Perder o prontuário de um paciente é um problema grave que vai além de um simples descuido administrativo. Esse tipo de situação pode gerar consequências éticas e legais sérias — desde infrações junto ao Conselho Regional de Medicina (CRM) até processos por dano moral, caso fique comprovado prejuízo ao paciente.
O primeiro passo obrigatório é comunicar o extravio às autoridades competentes. Isso inclui registrar um boletim de ocorrência e informar o CRM local, além de notificar formalmente o paciente — preferencialmente por escrito com confirmação de recebimento. Sempre que possível, recomenda-se reconstruir o conteúdo perdido, reconstituindo os registros com base em documentos complementares, mantendo a fidelidade ao original.
Além disso, clínicas e profissionais devem se antecipar a essas situações incorporando práticas preventivas: armazenar prontuários digitalizados, criar backups, adotar sistemas seguros de arquivo eletrônico e definir protocolos internos para emergências. Essas medidas não apenas reduzem riscos operacionais, como também protegem reputação, garantem a continuidade do cuidado ao paciente e evitam sanções legais.